1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Suomen Luulinna Oy
Y-tunnus: 3564556-2
Joensuuntie 47
31400 Somero

Rekrytoinnin vastuuhenkilö

Joni Ikonen
joni.ikonen@luulinna.fi

Hakemukset ja tietosuojapyynnöt

rekry@luulinna.fi

2. Käyttötarkoitus ja käsittelyperusteet

Käsittelemme tietojasi arvioidaksemme soveltuvuuttasi hakemaasi tehtävään tai yhteistyöhön, pitääksemme sinuun yhteyttä, järjestääksemme haastatteluja ja valmistellaksemme mahdollista työ- tai yhteistyösopimusta. Arviointi koskee tehtävän kannalta tarpeellista koulutusta, ammattioikeutta, osaamista, kokemusta ja työskentelytoiveita.

Hakemuksen käsittelyn ja sopimuksen valmistelun perusteena ovat hakijan pyynnöstä tehtävät sopimusta edeltävät toimenpiteet (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Rekrytoinnin tietoturvan varmistaminen ja mahdollisiin oikeusvaateisiin vastaamiseksi tarpeellinen säilyttäminen perustuvat oikeutettuun etuumme suojata rekrytointia ja oikeuksiamme (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Käsittely rajataan näihin tarkoituksiin tarpeellisiin tietoihin.

Tietoja ei kerätä markkinointiin. Hakemusta ei siirretä erilliseen tulevien rekrytointien hakijapankkiin ilman erikseen sovittua menettelyä.

3. Käsiteltävät tiedot ja tarkistukset

Saamme tiedot ensisijaisesti sinulta hakulomakkeella, lähettämistäsi liitteistä ja rekrytointiin liittyvissä keskusteluissa. Käsittelemme seuraavia tietoja:

• Nimi ja sähköpostiosoite sekä vapaaehtoisesti antamasi puhelinnumero.
• Haettava tehtävä ja toimipisteet, koulutus ja ammattioikeuden tilanne.
• Hakemusteksti, työkokemus, osaaminen ja työskentelytoiveet sekä mahdollinen aloitustoive ja vapaaehtoinen CV.
• Rekrytointiin liittyvä yhteydenpito ja tehtävän kannalta tarpeelliset haastattelu- ja arviointimuistiinpanot.
• Tarpeelliset ammattioikeuden ja mahdollisen yrittäjäyhteistyön rekisteritarkistusten tiedot.

Voimme tarkistaa tehtävän edellyttämät ammattioikeudet JulkiTerhikki-palvelusta. Yrittäjäyhteistyötä valmisteltaessa voimme lisäksi tarkistaa yrityksen perustiedot ja tarpeelliset rekisterimerkinnät YTJ:stä sekä toimintaan liittyvät palveluntuottajan ja palveluyksikön rekisteröintitiedot Soterista. Tarkistuksia tehdään vain tehtävän ja yhteistyömallin kannalta tarpeellisessa laajuudessa.

Ennen henkilötietojen keräämistä muista lähteistä pyydämme sinulta erillisen suostumuksen, ellei tietojen saamiseen sovellu laissa säädetty poikkeus. Kerromme muualta saadut tiedot ennen niiden käyttämistä sinua koskevassa päätöksenteossa. Tämä tietosuojailmoitus tai hakemuksen lähettäminen ei itsessään ole suostumus rekisteritarkistuksiin.

Verkkosivun ja bottisuojan toiminnassa voidaan käsitellä myös teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, selaimen ja laitteen tietoja, pyyntöjen ajankohtia sekä suojaushaasteen tulosta.

Lomakkeen pakolliset tiedot ovat tarpeen hakemuksen arviointia ja yhteydenpitoa varten. Ilman niitä emme välttämättä voi käsitellä hakemustasi. CV ei ole pakollinen. Älä lähetä henkilötunnusta, terveystietoja tai asiakkaiden tietoja.

4. Hakemusten käsittely ja vastaanottajat

Hakemukset vastaanotetaan osoitteeseen rekry@luulinna.fi. Hakemusten käsittelijänä toimii Joni Ikonen, joka esittelee hakijat Suomen Luulinna Oy:n johtoryhmälle. Johtoryhmälle annetaan rekrytointipäätöksen kannalta tarpeelliset tiedot. Tietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä rekrytoinnin hoitamiseen.

Louhi toimii verkkosivun, sähköpostilähetyksen ja rekrytointipostilaatikon teknisenä palveluntarjoajana. Googlen reCAPTCHA-palvelua käytetään lomakkeen suojaamiseen. Teknisiin palveluihin ja niiden ylläpitoon osallistuvat palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa henkilötietojen käsittelyä koskevien sopimusten perusteella.

Tietoja ei myydä. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos sovellettava laki sitä edellyttää.

5. Säilytyspaikka ja kansainväliset siirrot

Hakemusten vastaanotto ja säilyttäminen perustuvat Louhen Suomessa sijaitsevaan palvelinympäristöön. Myös hakulomakkeen sähköpostilähetys ja rekrytointipostilaatikko toimivat Louhen kautta. Hakemusaineiston säilytyspaikka on siten Suomessa.

Lomakkeen reCAPTCHA-suojaus käyttää kuitenkin Googlen erillistä teknistä palvelua. Sen käytössä syntyviä teknisiä tietoja voidaan käsitellä EU- ja ETA-alueen ulkopuolella, myös Yhdysvalloissa. Hakemusaineiston kotimainen säilytyspaikka ei tarkoita, että kaikki sivuston tekninen tietojenkäsittely tapahtuisi Suomessa.

Googlen palveluun liittyvien siirtojen suojatoimet määräytyvät palveluun sovellettavien tietojenkäsittelyehtojen mukaan. Niissä käytetään soveltuvin osin riittävää tietosuojan tasoa koskevaa päätöstä tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita. Lisätietoja sovellettavista suojatoimista ja jäljennöksen niistä voit pyytää osoitteesta rekry@luulinna.fi. Googlen tietojenkäsittelyehdot kuvaavat palveluun liittyviä siirtomenettelyjä.

6. Säilytysaika ja poistaminen

Säilytämme kohdennettuun rekrytointiin liittyvät hakemukset, liitteet ja tarpeellisen yhteydenpidon enintään 12 kuukautta kyseisen rekrytoinnin päättymisestä. Avoimet hakemukset säilytetään enintään 12 kuukautta niiden vastaanottamisesta.

Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan käytössä olevista rekrytoinnin tallennuspaikoista, myös sähköpostista ja liitteistä. Jos yksittäisiä tietoja tarvitaan vireillä olevan oikeusvaateen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi, säilytämme vain tähän tarpeelliset tiedot niin kauan kuin peruste edellyttää. Valitun henkilön sopimussuhteen hoitamiseen tarpeellisia tietoja voidaan siirtää erilliseen henkilöstö- tai yhteistyökumppanitietojen käsittelyyn, josta informoidaan erikseen.

Teknisten lokien säilytys rajataan tietoturvan, häiriöiden selvittämisen ja palvelun toiminnan kannalta tarpeelliseen aikaan. Varmuuskopioissa olevat tiedot poistuvat palvelun varmuuskopioiden kierron mukaisesti. Niitä ei käytetä tavanomaiseen hakijoiden arviointiin, ja mahdollisen palautuksen yhteydessä huolehditaan aiempien poistojen toteuttamisesta uudelleen.

7. Suojaaminen ja roskapostin torjunta

Verkkosivun ja hakijan selaimen välinen yhteys suojataan HTTPS-salauksella. Hakemusten käyttöoikeudet rajataan rekrytointiin osallistuville henkilöille. Hakemuksia ja liitteitä käsitellään luottamuksellisesti.

Lomakkeessa käytetään honeypot-kenttää ja Googlen reCAPTCHA-palvelua automaattisten roskapostilähetysten ja väärinkäytön torjumiseen. Honeypot on hakijalta piilotettu tarkistuskenttä. reCAPTCHA arvioi teknisiä käyttösignaaleja ja voi pyytää suorittamaan suojaushaasteen. Se voi käyttää tarkoitukseen liittyvää evästettä.

Suojauskäsittelyn peruste on oikeutettu etumme turvata lomakkeen toiminta ja estää väärinkäytöksiä. Mahdollinen päätelaitetietojen käyttöön vaadittava suostumus käsitellään erikseen sivuston suostumuksenhallinnassa. Jos suojaus estää hakemuksen lähettämisen, ota yhteyttä osoitteeseen rekry@luulinna.fi vaihtoehtoisen hakutavan sopimiseksi.

8. Hakijan oikeudet

Voit pyytää pääsyä omiin tietoihisi ja virheellisten tietojen oikaisua. Sinulla voi olla oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen ja tietojen siirtämiseen soveltuvien edellytysten täyttyessä. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen vaikuttamatta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lähetä tietosuojapyyntö osoitteeseen rekry@luulinna.fi. Varmistamme henkilöllisyytesi tarpeellisessa laajuudessa. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, yleensä kuukauden kuluessa. Mahdollisesta perustellusta määräajan pidentämisestä ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana.

Jos katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojasääntelyä, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

9. Päätöksenteko

Emme käytä hakijoiden arvioinnissa tai valinnassa automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Hakemukset arvioivat ja rekrytointipäätökset tekevät ihmiset. Lomakkeen tekninen roskapostisuojaus ei arvioi hakijan soveltuvuutta tehtävään.