Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Suomen Luulinna Oy käsittelee asiakkaidensa, verkkosivuston käyttäjien, ajanvarausjärjestelmän käyttäjien sekä verkkokauppa-asiakkaiden henkilötietoja. Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, Suomen tietosuojalakiin sekä soveltuvaan sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntöön.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Suomen Luulinna Oy
Y-tunnus: 3564556-2
Osoite: Joensuuntie 47, 31400 Somero
Sähköposti: tietosuoja@luulinna.fi
Verkkosivusto: www.luulinna.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Rekisteri- ja tietosuoja-asioissa yhteydenotot pyydetään lähettämään osoitteeseen:
tietosuoja@luulinna.fi

Suomen Luulinna Oy voi tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön tekijän henkilöllisyyden varmistamiseksi ennen tietosuojaan liittyvän pyynnön käsittelyä.

3. Rekisterien nimet

Suomen Luulinna Oy käsittelee henkilötietoja seuraavissa rekistereissä:

• asiakas- ja ajanvarausrekisteri
• potilas- ja hoitotietorekisteri
• laskutus- ja maksuliikennerekisteri
• verkkokaupan asiakasrekisteri
• markkinointi- ja uutiskirjerekisteri
• verkkosivuston tekninen loki- ja evästerekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• ajanvarausten vastaanottamiseen, hallintaan, muuttamiseen ja peruuttamiseen
• asiakassuhteen hoitamiseen ja asiakaspalveluun
• hoito-, terapia- ja hyvinvointipalveluiden toteuttamiseen
• potilas- ja hoitotietojen kirjaamiseen silloin, kun palvelun luonne tai lainsäädäntö sitä edellyttää
• laskutukseen, maksujen käsittelyyn ja kirjanpitoon
• verkkokauppatilausten, lahjakorttien ja digitaalisten palveluiden toimittamiseen
• asiakasviestintään, kuten ajanvarausvahvistuksiin, muistutuksiin ja palvelutiedotteisiin
• suoramarkkinointiin, uutiskirjeisiin ja kampanjaviestintään, jos asiakas on antanut siihen suostumuksen tai jos muu lainsäädännön mukainen peruste täyttyy
• verkkosivuston, ajanvarausjärjestelmän ja muiden palveluiden tietoturvan ylläpitämiseen
• teknisten virheiden, väärinkäytösten ja tietoturvapoikkeamien selvittämiseen
• palveluiden laadun, toimivuuden ja asiakaskokemuksen kehittämiseen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

5. Henkilötietojen käsittelyperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista käsittelyperusteista:

• sopimus tai sopimuksen valmistelu: esimerkiksi ajanvaraus, palvelun toteuttaminen, verkkokauppatilaus tai lahjakortin toimittaminen
• lakisääteinen velvoite: esimerkiksi kirjanpito, potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen sekä viranomaisvelvoitteet
• suostumus: esimerkiksi uutiskirjeen tilaaminen, markkinointiviestintä tai vapaaehtoisten tietojen antaminen
• oikeutettu etu: esimerkiksi asiakassuhteen ylläpito, asiakasviestintä, palveluiden kehittäminen, väärinkäytösten estäminen ja tietoturvan varmistaminen
• terveydenhuollon erityissääntely: silloin, kun käsittely koskee potilas- tai hoitotietoja

6. Rekisterin tietosisältö

Rekistereissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• osoitetiedot
• syntymäaika tai henkilötunnus silloin, kun se on tarpeen asiakkaan yksilöimiseksi, potilastietojen käsittelemiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
• ajanvaraukset, muutokset, peruutukset ja asiakaskäynnit
• asiakkaan antamat esitiedot ja palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot
• hoito- ja potilastiedot silloin, kun niitä syntyy palvelun yhteydessä
• laskutus-, maksu- ja ostotiedot
• verkkokauppatilaukset, lahjakorttitiedot ja toimitustiedot
• asiakasviestintään liittyvät tiedot, kuten lähetetyt vahvistukset, muistutukset ja palveluviestit
• markkinointiluvat, uutiskirjeen tilaus ja mahdolliset markkinointikiellot
• evästeisiin, analytiikkaan ja verkkopalvelun käyttöön liittyvät tekniset tiedot
• IP-osoite, selaintiedot, laitteen tekniset tiedot ja lokitiedot tietoturvan ja palvelun toimivuuden varmistamiseksi
• tiedot siitä, kuka on käsitellyt, katsellut tai muokannut asiakas- tai potilastietoja, mikäli järjestelmä tällaisia lokitietoja tuottaa

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään esimerkiksi ajanvarauksen, asiakaskäynnin, verkkokauppatilauksen, yhteydenoton, uutiskirjeen tilauksen tai muun asioinnin yhteydessä.

Palvelun yhteydessä tietoja voi syntyä myös Suomen Luulinna Oy:n henkilöstön, alihankkijoiden tai palvelua tuottavien terveydenhuollon ammattihenkilöiden kirjaamana silloin, kun tietojen käsittely on tarpeen palvelun toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

8. Käytettävät järjestelmät ja palveluntarjoajat

Suomen Luulinna Oy käyttää henkilötietojen käsittelyssä muun muassa seuraavia järjestelmiä ja palveluita:

• Ajas ajanvaraus-, asiakas- ja potilastietojärjestelmänä
• WordPress verkkosivuston julkaisujärjestelmänä
• WooCommerce verkkokaupan järjestelmänä
• Elementor verkkosivuston ja sisältöjen rakentamiseen
• Mailchimp ja/tai Elementor Send uutiskirjeisiin ja markkinointiviestintään
• Google Analytics verkkosivuston kävijäseurantaan ja analytiikkaan

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Suomen Luulinna Oy:n lukuun, Suomen Luulinna Oy:n ohjeiden mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin se on palvelun toteuttamiseksi tarpeellista.

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.

9. Potilastiedot, Ajas ja Kanta-palvelut

Suomen Luulinna Oy kirjaa potilas- ja hoitotietoja Ajas-järjestelmään silloin, kun palvelun luonne tai lainsäädäntö sitä edellyttää. Ajas on A-luokan potilastietojärjestelmä.

Suomen Luulinna Oy ei ole tämän selosteen päivityshetkellä liittynyt Kanta-palveluihin. Ajas-järjestelmä mahdollistaa Kanta-liittymisen. Mikäli Suomen Luulinna Oy liittyy myöhemmin Kanta-palveluihin, potilastietojen käsittelyä ja arkistointia päivitetään vastaamaan Kanta-palveluiden ja voimassa olevan lainsäädännön vaatimuksia.

Potilas- ja hoitotietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen hoito- tai palvelusuhteen toteuttamiseksi, potilasturvallisuuden varmistamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

10. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Henkilötietoja voivat käsitellä vain ne Suomen Luulinna Oy:n henkilöt, alihankkijat ja palveluntuottajat, joilla on työtehtäviensä tai palvelun toteuttamisen perusteella siihen oikeus.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, vakuutusyhtiöille tai muille tahoille vain silloin, kun luovutukselle on lainmukainen peruste, asiakkaan suostumus tai muu lainsäädännön mukainen velvoite.

Suomen Luulinna Oy ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin ilman lainmukaista perustetta tai asiakkaan suostumusta.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Suomen Luulinna Oy pyrkii käyttämään ensisijaisesti palveluntarjoajia, joiden tiedot sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen sisällä.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi sähköposti-, analytiikka-, markkinointi- tai pilvipalveluiden käytön yhteydessä, siirrot toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisilla suojatoimilla, kuten Euroopan komission hyväksymillä vakiolausekkeilla tai muulla tietosuoja-asetuksen sallimalla perusteella.

12. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin laki edellyttää.

• asiakas- ja ajanvaraustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen esimerkiksi reklamaatioiden, laskutuksen tai oikeudellisten vaatimusten käsittelemiseksi
• kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan
• potilas- ja hoitotietoja säilytetään terveydenhuollon lainsäädännön edellyttämällä tavalla
• markkinointirekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin suostumus tai muu lainmukainen viestintäperuste on voimassa
• teknisiä lokitietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tietoturvan, virhetilanteiden selvittämisen ja palvelun toimivuuden kannalta

Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole lainmukaista perustetta.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun poistamiselle on lainmukaiset edellytykset
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
• saada itseään koskevat tiedot koneluettavassa muodossa silloin, kun tietosuoja-asetus tätä edellyttää
• kieltää suoramarkkinointi
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä

Kaikkia oikeuksia ei voida toteuttaa kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi lakisääteisiä potilas- tai kirjanpitotietoja ei voida poistaa asiakkaan pyynnöstä, jos niiden säilyttäminen perustuu lakiin.

Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen tietosuoja@luulinna.fi. Pyynnön tekijän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen pyynnön toteuttamista.

14. Tietojen suojaamisen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Tietojen suojaamisessa käytetään teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten:

• käyttöoikeuksien rajaamista työtehtävien perusteella
• henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja
• lokitietoja silloin, kun järjestelmä niitä tuottaa
• salattuja yhteyksiä ja teknistä tietoturvaa
• varmuuskopiointia
• palveluntarjoajien kanssa tehtäviä tietojenkäsittelysopimuksia
• henkilöstön ja palveluntuottajien salassapitovelvoitteita
• tietoturvapoikkeamien seurantaa ja käsittelyä

Asiakas vastaa omien käyttäjätunnustensa, salasanojensa ja laitteidensa turvallisesta käytöstä silloin, kun hän käyttää ajanvaraus-, verkkokauppa- tai muita sähköisiä palveluita.

15. Tietoturvaloukkaukset

Mikäli henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, Suomen Luulinna Oy arvioi tilanteen viipymättä ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin vahinkojen rajoittamiseksi. Tarvittaessa asiasta ilmoitetaan valvontaviranomaiselle ja niille rekisteröidyille, joita loukkaus koskee, tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

16. Evästeet ja verkkosivuston tekniset tiedot

Luulinna.fi-sivusto ja siihen liittyvät palvelut voivat käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita. Evästeitä käytetään esimerkiksi sivuston toiminnan varmistamiseen, ajanvaraus- ja verkkokauppapalveluiden tekniseen toimintaan, käyttäjäkokemuksen parantamiseen, analytiikkaan sekä mahdolliseen markkinoinnin kohdentamiseen.

Välttämättömät evästeet ovat tarpeellisia palvelun teknisen toiminnan kannalta. Muita kuin välttämättömiä evästeitä käytetään vain, jos käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa evästeasetusten kautta.

Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia selaimensa asetuksista sekä sivuston mahdollisen evästehallinnan kautta. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa sivuston, ajanvarauksen tai verkkokaupan toimintaan.

17. IP-osoitteet ja lokitiedot

Verkkosivuston, ajanvarausjärjestelmän, verkkokaupan ja muiden sähköisten palveluiden käytöstä voi tallentua teknisiä lokitietoja, kuten IP-osoite, selaintyyppi, käytetty laite, ajankohta ja palvelun käyttötapahtumat.

Lokitietoja käytetään palveluiden tekniseen ylläpitoon, virhetilanteiden selvittämiseen, tietoturvan varmistamiseen ja väärinkäytösten ehkäisemiseen.

18. Suoramarkkinointi ja uutiskirjeet

Suomen Luulinna Oy voi lähettää asiakkailleen palveluihin liittyvää asiakasviestintää, kuten ajanvarausvahvistuksia, muistutuksia ja palvelua koskevia tiedotteita.

Varsinaista suoramarkkinointia ja uutiskirjeitä lähetetään vain lain sallimissa tilanteissa. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa uutiskirjeen tilauksen tai kieltää suoramarkkinoinnin viestissä olevan peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@luulinna.fi.

19. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Suomen Luulinna Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos palvelut, järjestelmät, lainsäädäntö tai henkilötietojen käsittely muuttuvat.

Viimeisin päivitys: 29.5.2026